Από τις πιο άχαρες διαδικασίες σε οποιοδήποτε κατάστημα με κρασιά είναι ασφαλώς η
παρακολούθηση του αποθέματος. Ωστόσο, όλοι γνωρίζουμε ότι η τακτική απογραφή του κυριότερου στοιχείου του καταστήματος είναι απαραίτητη προϋπόθεση για μακροπρόθεσμη επιτυχία. Η στενή παρακολούθηση του αποθέματος είναι το κλειδί για τον εντοπισμό των εμπορευμάτων με τις καλύτερες και χειρότερες πωλήσεις, την αποτελεσματική αναδιάταξη των αποθεμάτων και τον εντοπισμό κάποιας πιθανής έλλειψης.
Το πρώτο που πρέπει να εξασφαλίσουμε είναι η συμφωνία χαρτιών/υπολογιστή με το τι πραγματικά υπάρχει στο κατάστημα και η κοινή λογική λέει ότι αν η αρχή γίνει σωστά τότε το πιθανότερο είναι να συνεχιστεί σε μια σωστή βάση. Η σωστή ενημέρωση του συστήματος είναι υψίστης σημασίας, οπότε οι εισαγωγές πρέπει να είναι ακριβέστατες. Μια λάθος πληροφορία μπορεί να μετατραπεί σε πολλαπλά λάθη στο επόμενο φυσικό απόθεμα οπότε είναι κρίσιμο η διαδικασία καταγραφής νέων προϊόντων να είναι ακριβής. Για παράδειγμα, εάν κάποιο μπουκάλι θα μπορούσε ενδεχομένως να βρίσκεται σε πολλά μέρη (π.χ. αποθήκη, ράφι, τραπέζι οθόνης, ψυγείο), τότε είναι πολύ πιθανό να μετρηθεί πολλαπλές φορές. Κλασσικό λάθος απογραφής που μπορεί να συμβεί οπουδήποτε.
Ο υπολογισμός του χρόνου που απαιτείται για την απογραφή ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με τον προγραμματισμό μιας ανακαίνισης. Υπολογίζουμε το χρόνο που χρειαζόμαστε και μετά τον διπλασιάζουμε. Πολλές φορές ακόμη κι αυτό δεν είναι αρκετό. Γι΄αυτό και πολλές επιχειρήσεις εξοικονομούν χρόνο και διασφαλίζουν την ομαλή πραγματοποίηση αναθέτοντας την δουλειά σε εξωτερικό συνεργάτη. Βέβαια το θέμα είναι να τηρηθεί η επαγγελματική προσέγγιση και μετά την απογραφή. Σε πλεονεκτική θέση βρίσκονται τα μικρότερα καταστήματα τα οποία έχουν τη δυνατότητα να διαχειριστούν το φυσικό απόθεμα ενώ είναι ανοιχτά, επικεντρώνοντας σε μεμονωμένες ενότητες, μετρώντας μικρές ομάδες αντικειμένων, προσαρμόζοντας αμέσως τις μετρήσεις στο σύστημα POS ή στο πρόγραμμα αποθήκης και σημειώνοντας τυχόν απώλειες ή πλεονάσματα
Ακόμη μια αποτελεσματική μέθοδος καταμέτρησης είναι η τμηματική απογραφή. Αντί να απογραφεί ολόκληρο το κατάστημα σε μια μέρα, το χωρίζουμε σε τμήματα, μετρώντας κάθε τμήμα κάθε μήνα ή τρίμηνο, ανάλογα με την περίοδο εξάντλησης του αποθέματος. Η δημιουργία μιας παραγγελίας είναι μια καλή ευκαιρία για έναν έλεγχο αποθεμάτων σε τέτοια περίπτωση. Αυτοί οι περιοδικοί έλεγχοι συμβάλλουν στη διατήρηση των επιπέδων των αποθεμάτων σε συμφωνία με αυτό που υπάρχει στα χαρτιά και μειώνουν την ανάγκη για έλεγχο αποθέματος πλήρους καταστήματος.
Πολύ σημαντικό για την ορθή, συνεχή καταμέτρηση των μπουκαλιών που ανοίγονται για γευσιγνωσία στο κατάστημα, που δοκιμάζει το προσωπικό, που πιθανό να σπάσουν ή να είναι φελλωμένα, αποτελεί η χρέωσή τους με μηδενική αξία στο πρόγραμμα τιμολόγησης/αποθήκης. Πολλά καταστήματα δημιουργήσανε κινήσεις στο σύστημα POS με ονομασίες όπως εκπαίδευση ή θραύση καταγράφοντας τα μπουκάλια σε πραγματικό χρόνο διατηρώντας, έτσι ενημερωμένη την αποθήκη.
Η απογραφή των μπουκαλιών και η ενημέρωση υπολογιστικών φύλλων δεν έχουν την ίδια αξία με το άνοιγμα ενός κρασιού. Όμως, μια εξορθολογισμένη και ακριβή καταγραφή, αφήνει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούμε στα κρασιά πράγμα που είναι και ο πραγματικός σκοπός μας.
0 σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου